Những việc cần làm với công cụ Kaizen để doanh nghiệp mới áp dụng nâng cao chất lượng
Kaizen là phương pháp quản lý chất lượng và cải tiến liên tục được phát triển tại Nhật Bản. Một thuật ngữ về kinh doanh được ghép bởi từ “kai” có nghĩa là thay đổi và từ “zen” có nghĩ là tốt lên. Áp dụng công cụ này sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng sản phẩm hàng hóa.
Các nguyên tắc cơ bản của Kaizen bao gồm tập trung vào việc tăng năng suất, giảm lãng phí bằng cách tạo ra những cải tiến nhỏ liên tục trong quá trình sản xuất hoặc quy trình kinh doanh. Kaizen yêu cầu cam kết của toàn bộ nhân viên, sự đóng góp của mỗi người đều được đánh giá cao.
Tại đất nước Nhật Bản, triết lý Kaizen đã tồn tại được hơn 50 năm và công ty đầu tiên áp dụng thành công mô hình này đó chính là Toyota. Ngày nay, Kaizen đã được áp dụng rộng rãi không chỉ trong sản xuất mà còn phổ biến ở hầu hết lĩnh vực doanh nghiệp khác như dịch vụ, kinh doanh, bán lẻ…
Điểm hấp dẫn của triết lý Kaizen nằm ở khả năng giúp nâng cao chất lượng của công việc, sản phẩm/dịch vụ, ghi nhận sự tham gia của các thành viên trong tổ chức với chi phí hoạt động cực kỳ ít. Bên cạnh đó, quá trình cải tiến theo triết lý Kaizen thường bắt đầu từ những ý tưởng nhỏ nhưng mang đến kết quả tốt trong thời gian dài khiến cho phương pháp này được nhiều doanh nghiệp sử dụng như hiện nay.
Áp dụng Kaizen mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích to lớn để nâng cao năng suất, chất lượng sản phẩm.
Theo các chuyên gia năng suất, việc áp dụng phương pháp Kaizen sẽ mang đến cho doanh nghiệp lợi ích cả hữu hình và vô hình, trong đó:
Lợi ích về mặt hữu hình: Tạo ra kết quả to lớn trong thời gian dài với tích lũy cải thiện vô cùng nhỏ. Gia tăng năng suất làm việc và vận hành doanh nghiệp như giảm hàng tồn kho, thời gian vận chuyển, nâng cao kỹ năng làm việc của nhân viên.
Lợi ích về mặt vô hình: Triết lý Kaizen giúp thúc đẩy khả năng làm việc tập thể, gắn kết tinh thần làm việc nhóm, liên kết nội bộ, tạo động lực để nhân viên làm việc hết mình vì mục tiêu chung của tổ chức, xây dựng văn hóa với thói quen tiết kiệm, chú trọng hiệu quả trong từng chi tiết.
Khi áp dụng Kaizen, doanh nghiệp cần tập trung vào khách hàng: Khách hàng luôn là trung tâm của mọi hoạt động, do đó các hoạt động và quyết định của doanh nghiệp phải đáp ứng nhu cầu, mong muốn của khách hàng. Kaizen cắt bỏ mọi hoạt động thừa trong quá trình vận hành doanh nghiệp, những hoạt động không mang tính chất nhằm cải tiến sản phẩm và quản trị chất lượng hàng hóa.
Kaizen là phương pháp quản lý chất lượng và cải tiến liên tục được phát triển tại Nhật Bản.
Đổi mới liên tục: Doanh nghiệp luôn cần phải tìm cách để cải tiến và phát triển mọi hoạt động của mình, từ quy trình sản xuất đến marketing và dịch vụ khách hàng. Bởi nhu cầu của khách hàng không bao giờ dừng lại, có thể là thay đổi điều chỉnh về kỹ thuật, tính năng hay giá cả. Mặt khác, việc đổi mới sản phẩm sẽ tiết kiện thời gian và chi phí thực hiện hơn so với thiết lập sản xuất một sản phẩm mới.
Đào tạo và phát triển nhân viên: Để thực hiện triết lý Kaizen, doanh nghiệp cần đầu tư vào đào tạo và phát triển nhân viên, tạo dựng văn hóa "không đổ lỗi" giúp họ có thể đóng góp và phát triển trong công việc của mình.
Tổ chức làm việc hiệu quả: Tổ chức làm việc phải được thiết kế để tối đa hóa hiệu quả, bao gồm tối ưu hóa quy trình làm việc và sử dụng công nghệ mới nhất. Bên cạnh đó, mạng lưới thông tin nội bộ cũng cần được thiết lập chặt chẽ, mang tính liên kết cao để nhân viên đủ điều kiện cập nhật tin thức, thuận tiện chia sẻ thông tin và kinh nghiệm.
Kết hợp các bộ phận trong một dự án: Với phương pháp Kaizen, ưu tiên tận dụng triệt để các nguồn lực của doanh nghiệp để thực hiện dự án. Nếu không thể tự xử lý công việc mới cần đến hỗ trợ từ nguồn lực bên ngoài.
Khuyến khích teamwork: Theo triết lý Kaizen, làm việc nhóm tối ưu kết quả và hiệu suất làm việc. Team-leader cần có khả năng lãnh đạo, dẫn dắt và định hướng nhân sự của mình từ nỗ lực của bản thân.
Rèn luyện ý thức kỷ luật, tự giác: Nhân sự cần đảm bảo thực hiện chuẩn chỉ các quy định của doanh nghiệp trên tinh thần tự nguyện, chấp nhận đặt lợi ích doanh nghiệp lên lợi ích cá nhân và luôn tự giác rèn luyện, kiểm điểm bản thân để cải thiện phù hợp với doanh nghiệp.
Thiết lập các mối quan hệ bền vững: Triết lý Kaizen định hướng doanh nghiệp cần có buổi đào tạo nhân sự bài bản và chuyên sâu, phù hợp với từng cấp bậc nhân sự. Cấp quản lý sẽ học về các kỹ năng quản trị, khả năng điều phối, thúc đẩy nhân sự. Nhân viên cấp dưới sẽ học tập về kỹ năng nâng cao nghiệp vụ. Việc làm này tạo dựng lòng tin, tạo môi trường cho nhân viên học hỏi và làm việc lâu dài.
Thúc đẩy năng suất làm việc: Thúc đẩy năng suất có thể được áp dụng bởi các phương pháp như kích thích bằng khen thưởng hoặc công nhận thành tích thông qua bằng khen.
Cập nhật thực trạng phát triển của doanh nghiệp: Nhân viên sẽ không thể xác định mức độ quan trọng của việc mình đang làm ảnh hưởng tới kết quả tăng trưởng chung của doanh nghiệp. Thường xuyên chia sẻ thực trạng sẽ là nguồn động lực lớn cho nhân viên.
