Áp dụng Hệ thống quản lý tích hợp tại các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh Quảng Trị
Đổi mới tư duy để nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả hoạt động thông qua việc ứng dụng các công nghệ quản lý tiên tiến là một trong những giải pháp hữu hiệu đã được các doanh nghiệp thành công trên thế giới áp dụng để thúc đẩy nâng cao năng suất, chất lượng sản phẩm hàng hóa, góp phần quan trọng thúc đẩy tăng trưởng kinh tế. Bất cứ doanh nghiệp nào cũng hiểu rằng năng suất và chất lượng (NSCL) là một trong những vấn đề mấu chốt quyết định sự sống còn của doanh nghiệp. NSCL giúp nâng cao chất lượng tăng trưởng kinh tế thông qua sử dụng hiệu quả các yếu tố đầu vào là “vốn” và “lao động” để gia tăng kết quả đầu ra.
Tập huấn tại Công ty Từ Phong
Các hệ thống quản lý (HTQL) như: ISO 9001:2015, ISO 45001:2018, ISO 14001:2015, ISO 22000:2018, ... là những giải pháp giúp doanh nghiệp cải tiến quy trình sản xuất, loại bỏ những khuyết điểm, giảm lãng phí nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng, nâng cao vị thế và uy tín của doanh nghiệp trên thị trường. Mỗi HTQL đều đem đến cho doanh nghiệp những lợi ích riêng.
Ngoài ra, để bắt kịp với các doanh nghiệp khác trong thị trường đầy cạnh tranh khốc liệt như hiện nay đòi hỏi các doanh nghiệp trong khu công nghiệp, khu kinh tế, cụm công nghiệp (KCN, KKT, CCN) phải kết hợp có hiệu quả các hệ thống quản lý, công cụ tiên tiến để phát triển doanh nghiệp bền vững và nâng cao sức cạnh tranh, đáp ứng được tổng thể các yêu cầu về quản lý theo chuẩn quốc tế một cách hiệu quả nhất. Việc áp dụng tích hợp các HTQL giúp doanh nghiệp sử dụng chung hệ thống tài liệu, tránh được sự cồng kềnh, rút ngắn thời gian và chi phí so với áp dụng hệ thống quản lý riêng lẻ, vận hành hiệu quả và nhanh chóng. Việc tích hợp các HTQL là một trong những giải pháp quan trọng bên cạnh những giải pháp về đầu tư đổi mới khoa học kỹ thuật giúp doanh nghiệp ổn định, nâng cao chất lượng sản phẩm, năng cao năng suất và qua đó nâng cao khả năng cạnh tranh trong thị trường đầy biến động.
Hệ thống quản lý tích hợp (HTQLTH) là việc doanh nghiệp hoặc một tổ chức có thể sử dụng duy nhất một HTQL chung để quản lý toàn bộ các quá trình có liên quan tới các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO hoặc các tiêu chuẩn khác nhằm đáp ứng các mục tiêu của tổ chức và đáp ứng các bên quan tâm.
Một HTQLTH của 2 hay nhiều tiêu chuẩn sẽ bao gồm các chính sách, mục tiêu, nguồn lực và các quá trình đào tạo, trao đổi thông tin, đánh giá nội bộ, xem xét của lãnh đạo và áp dụng trong toàn bộ tổ chức. Chính vì vậy khi tích hợp với nhau thì việc triển khai duy trì áp dụng tích hợp HTQL sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu nguồn lực, mang lại các lợi ích như: Tính hiệu lực của HTQL chất lượng/môi trường/an toàn thực phẩm/an toàn và sức khoẻ nghề nghiệp của bất kỳ tổ chức nào cũng là một chỉ báo quan trọng về năng lực quản lý sự thay đổi và bảo đảm một tương lai bền vững;
Việc xây dựng HTQLTH giảm thiểu mâu thuẫn giữa các HTQL đơn lẻ, tránh được sự cồng kềnh về hệ thống tài liệu, đồng thời rút ngắn thời gian từ 20-30% so với áp dụng hệ thống riêng lẻ; Giúp quá trình đánh giá nội bộ, bên ngoài tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả;
Hạn chế sự trùng lặp, sắp xếp lại các mục tiêu và nâng cao khả năng kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp; Chủ động kiểm soát các quá trình chất lượng/môi trường/an toàn thực phẩm/an toàn và sức khoẻ nghề nghiệp, hạn chế rủi ro không đảm bảo về chất lượng, sự cố môi trường, vệ sinh an toàn thực phẩm, rủi ro sản phẩm lỗi, rủi ro hỏng hóc máy móc, thiết bị sản xuất hay rủi ro tiến độ, rủi ro về an toàn, tai nạn lao động, sức khoẻ người lao động;
Tiếp cận tốt hơn đối với kiểm soát các rủi ro trong kinh doanh, nâng cao khả năng đáp ứng và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp. Tạo ra sự thống nhất quản lý các hoạt động. Xác định được hiệu quả công tác quản lý một cách toàn diện. Tiết kiệm thời gian và chi phí. Giảm thiểu các sai lỗi, sản phẩm không phù hợp. Cải tiến quy trình hoạt động sản xuất đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Đáp ứng đầy đủ yêu cầu theo luật định. Giảm thiểu số lần đánh giá giám sát xuống còn một nửa. Chứng minh với khách hàng rằng doanh nghiệp có trách nhiệm với định hướng phát triển bền vững. Tăng doanh thu và lợi nhuận cho doanh nghiệp. Tăng thu nhập đối với người lao động
Bằng cách kết hợp 2 hay nhiều HTQL, cả ISO 9001 và các tiêu chuẩn ISO khác như ISO 14001, ISO 22000, ISO 45001, ISO 13485, hệ thống của doanh nghiệp sẽ có nhiều sức mạnh tổng hợp, cho phép các nguồn lực kết hợp để tiết kiệm thời gian và tiền bạc vào việc duy trì và cải tiến. Những điểm tương đồng sẽ cho phép các quy trình đặt ra để được sử dụng với cả HTQL chất lượng và quản lý môi trường/ quản lý an toàn thực phẩm/ quản lý an toàn, sức khỏe nghề nghiệp trong khi các quy trình bổ sung sẽ dành riêng từng hệ thống và không can thiệp vào quy trình đã có. Việc tối ưu từ việc tích hợp có thể được nhận thấy bằng cách sử dụng chung một số quy trình, chẳng hạn như quy trình đánh giá nội bộ được áp dụng cho cả hệ thống; một đánh giá viên nội bộ có thể đánh giá được cả hai hệ thống cùng một lúc với ít chi phí bổ sung về thời gian hay công sức.
Tích hợp các HTQL vào một HTQL chung của cả doanh nghiệp, giúp liên kết, gắn chặt các phần quản lý riêng biệt, cơ sở dữ liệu để hoàn chỉnh công cụ quản lý doanh nghiệp. Quá trình tích hợp sẽ trải qua các trạng thái: kết nối, đồng bộ, chuẩn hóa và hội tụ. Các số liệu, báo cáo, phân tích, dự đoán do hệ thống tổng hợp sẽ hỗ trợ doanh nghiệp ra quyết định chính xác, nhanh chóng. Áp dụng đồng bộ các chuẩn mực nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh đáp ứng yêu cầu khắt khe của khách hàng và các bên liên quan và cải tiến liên tục HTQL đảm bảo một tương lai phát triển bền vững.
Thực hiện Chương trình “Hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao năng suất chất lượng sản phẩm, hàng hóa giai đoạn 2021-2030” theo Quyết định số 1322 /QĐ-TTg ngày 31/08/2020 của Thủ tướng Chính phủ và Kế hoạch số 88/KH-UBND ngày 10/5/2022 của UBND tỉnh Quảng Trị về việc Triển khai Chương trình hỗ trợ doanh nghiệp tỉnh Quảng Trị nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm, hàng hóa dựa trên nền tảng khoa học, công nghệ và đổi mới sáng tạo giai đoạn 2021-2030, Sở Khoa học và Công nghệ đã triển khai thực hiện đề tài Nghiên cứu, Ứng dụng tích hợp các hệ thống quản lý tiên tiến để nâng cao năng suất lao động, chất lượng sản phẩm hàng hóa và khả năng cạnh tranh của các doanh nghiệp tại các khu công nghiệp, cụm công nghiệp trên địa bàn tỉnh Quảng Trị, với mục tiêu Hỗ trợ doanh nghiệp áp dụng tích hợp các HTQL tiên tiến để nâng cao năng suất lao động, chất lượng sản phẩm hàng hóa và khả năng cạnh tranh.
Cụ thể:
+ Hướng dẫn, áp dụng tích hợp các hệ thống quản lý tiên tiến cho 05 doanh nghiệp tập trung trong các khu công nghiệp, cụm công nghiệp của tỉnh. Cụ thể như sau:
* 02 doanh nghiệp áp dụng tích hợp 03 hệ thống quản lý;
* 03 doanh nghiệp áp dụng tích hợp 02 hệ thống quản lý phù hợp;
* 02 doanh nghiệp được chứng nhận tích hợp 03 hệ thống quản lý;
* 03 doanh nghiệp được chứng nhận tích hợp 02 hệ thống quản lý.
+ Nghiên cứu, xây dựng Bộ tài liệu tài liệu Hướng dẫn áp dụng tích hợp các hệ thống quản lý thích hợp áp dụng cho các doanh nghiệp tại các khu công nghiệp, cụm công nghiệp trên địa bàn tỉnh Quảng Trị.
+ Thúc đẩy nhân rộng doanh nghiệp áp dụng tích hợp các hệ thống quản lý tiên tiến thông qua các hoạt động tuyên truyền, quảng bá, đào tạo, tập huấn về kết quả và chia sẻ hiệu quả áp dụng tại doanh nghiệp.
Qua 2 năm triển khai thực hiện đề tài Nghiên cứu, Ứng dụng tích hợp các hệ thống quản lý tiên tiến để nâng cao năng suất lao động, chất lượng sản phẩm hàng hóa và khả năng cạnh tranh của các doanh nghiệp tại các khu công nghiệp, cụm công nghiệp trên địa bàn tỉnh Quảng Trị đã đạt được nhiều kết quả quan trọng:
Hoàn thiện xây dựng và áp dụng HTQLTH 3 tiêu chuẩn ISO 9001:2015, ISO 14001 và ISO 45001:2018 tại Công ty Cổ phần Bình Điền Quảng Trị, Chi nhánh tổng công ty cổ phần dệt may Hòa Thọ- Công ty may Hòa Thọ Đông Hà; HTQLTH 2 tiêu chuẩn ISO 9001:2015 , ISO 14001 tại Công ty TNHH MTV Ngọc Anh; HTQLTH 2 tiêu chuẩn ISO 9001:2015 , ISO 22000 tại Công ty TNHH MTV Từ Phong; HTQLTH 2 tiêu chuẩn ISO 9001:2015 , ISO 45001:2018 tại Công ty TNHH Dầu Khí Quảng Trị.
Tại các doanh nghiệp này, HTQLTH đã được xây dựng và ban hành áp dụng có hiệu lực, hệ thống tài liệu tích hợp làm giảm đi sự cồng kềnh của từng hệ thống riêng lẻ. Đối với HTQLTH 03 tiêu chuẩn ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 và ISO 45001:2018, số quy trình giảm khoảng 60% (Tại Công ty cổ phần Bình Điền Quảng Trị, từ 107 quy trình riêng lẻ, tích hợp còn 32 quy trình tích hợp 3 hệ thống và 11 quy trình riêng; Chi nhánh tổng công ty cổ phần dệt may Hòa Thọ - Công ty may Hòa Thọ Đông Hà, từ 107 quy trình riêng lẻ, tích hợp còn 21 quy trình tích hợp 3 hệ thống và 6 quy trình riêng). Đối với HTQLTH 02 tiêu chuẩn ISO 9001:2015 và ISO 45001:2018; ISO 9001:2015 và ISO 22000:2018; ISO 9001:2015 và ISO 14001:2015, số quy trình giảm khoảng 40% (Tại Công ty TNHH MTV Ngọc Anh, từ 38 quy trình riêng lẻ tích hợp còn 18 quy trình tích hợp 2 hệ thống và 2 quy trình riêng; Công ty TNHH MTV Từ Phong, từ 26 quy trình riêng lẻ tích hợp còn 13 quy trình tích hợp 2 hệ thống; 4 quy trình riêng và 4 Quy định riêng; Công ty TNHH Dầu Khí Quảng Trị, từ 26 quy trình riêng lẻ tích hợp còn 13 quy trình tích hợp 2 hệ thống; 4 quy trình riêng và 4 Quy định riêng).
Với sự hướng dẫn áp dụng cụ thể của Sở Khoa học và Công nghệ, đã giúp cho doanh nghiệp nâng cao năng lực quản trị, điều hành, quản lý công nghệ, qua đó tiết kiệm chi phí, nguyên vật liệu và thời gian, nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh và năng lực cạnh tranh trên thị trường.
Với việc áp dụng HTQLTH đã góp phần thay đổi sâu sắc nhận thức của cán bộ nhân viên về năng suất chất lượng, về sự cần thiết cải tiến năng suất của lãnh đạo doanh nghiệp, từ đó thức đẩy sự tham gia của từng cá nhân.
Qua quá trình triển khai hướng dẫn xây dựng và áp dụng HTQLTH tại 5 doanh nghiệp của tỉnh, chúng tôi nhận thấy: Việc tích hợp các hệ thống sẽ giúp hệ thống tài liệu được tích hợp sử dụng chung, tránh được sự cồng kềnh; rút ngắn thời gian và chi phí đến (khoảng 30%) so với áp dụng hệ thống riêng lẻ. Doanh nghiệp có thể tích hợp, lồng ghép nhiều nội dung hoạt động và cũng như nhiều tài liệu với nhau như: xác định chính sách; mục tiêu; kế hoạch triển khai mục tiêu; hoạt động xem xét bối cảnh, nhận diện và đánh giá các rủi ro, cơ hội tiềm ẩn; hoạt động kiểm soát thông tin dạng văn bản; hoạt động kiểm soát đầu ra không phù hợp; hoạt động đánh giá nội bộ HTQLTH và xem xét của lãnh đạo đối với HTQLTH; hoạt động xác định cung cấp nguồn lực, bổ sung năng lực; …
Tổ chức chứng nhận: Công ty cổ phần chứng nhận và giám định quốc tế ISOCERT đã cấp Giấy chứng nhận: Hệ thống quản lý tích hợp của Công ty cổ phần Bình Điền Quảng Trị, Chi nhánh tổng công ty cổ phần dệt may Hòa Thọ - Công ty may Hòa Thọ Đông Hà phù hợp tiêu chuẩn ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 và ISO 45001:2018; Giấy chứng nhận: Hệ thống quản lý tich hợp của Công ty TNHH MTV Ngọc Anh phù hợp tiêu chuẩn ISO 9001:2015, ISO 14001:2015; Giấy chứng nhận: Hệ thống quản lý tích hợp của TNHH MTV Từ Phong phù hợp tiêu chuẩn ISO 9001:2015, ISO 22000:2018; Giấy chứng nhận: Hệ thống quản lý tich hợp của Công ty TNHH Dầu Khí Quảng Trị phù hợp tiêu chuẩn ISO 9001:2015, ISO 45001:2018.
Để áp dụng thành công HTQLTH tại các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh, qua quá trình triển khai tại 5 doanh nghiệp trong khu công nghiệp, cụm công nghiệp trên địa bàn tỉnh, chúng tôi rút ra những bài học kinh nghiệm, cụ thể là:
Sự tham gia của Ban giám đốc doanh nghiệp trong việc chỉ đạo áp dụng là những yếu tố then chốt quyết định sự thành công khi áp dụng HTQLTH tại doanh nghiệp.
Các cấp quản lý trong doanh nghiệp, tất cả cán bộ nhân viên cần kiên trì theo đuổi và quan tâm học hỏi những vấn đề mới liên quan đến năng suất chất lượng, HTQLTH để hỗ trợ hiệu quả cho công việc hiện tại và trong tương lai sau này.
Áp dụng tích hợp các HTQL giúp doanh nghiệp trong KCN, CCN trên địa bàn tỉnh nâng cao khả năng đáp ứng các yêu cầu của khách hàng, chủ đầu tư, các nhà thầu nước ngoài, giúp doanh nghiệp có cơ sở vững chắc để nâng cao năng suất, chất lượng, đảm bảo môi trường, đảm bảo an toàn của sản phẩm;
Giúp doanh nghiệp tạo được lợi thế cạnh tranh trên thị trường và vượt qua được rào cản kỹ thuật trong thương mại, dễ dàng và thuận tiện cho việc thâm nhập những thị trường mới;
Tạo thương hiệu, nâng cao uy tín, vị thế và hình ảnh của doanh nghiệp trong mắt khách hàng, đối tác và các bên liên quan.
Song song với việc mang lại hiệu quả cho nền kinh tế thì việc áp dụng tích hợp HTQL còn mang lại những hiệu quả xã hội như:
Năng suất chất lượng là cơ sở để nâng cao thu nhập, tạo môi trường và điều kiện làm việc tốt cho người lao động. Tăng cường hoạt động NSCL chính là góp phần nâng cao chất lượng cuộc sống và đảm bảo một xã hội tốt đẹp hơn.
Với việc loại bỏ những lãng phí trong hoạt động sản xuất sẽ góp phần sử dụng tài nguyên một cách hợp lý, hiệu quả;
Việc phổ biến, tuyên truyền hướng dẫn và nhân rộng mô hình sẽ tạo bước chuyển biến về nhận thức, phương pháp quản lý nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp; tạo điều kiện cho các doanh nghiệp có sự đầu tư đúng mức về việc triển khai áp dụng các HTQLTH; giúp các doanh nghiệp thực hiện cam kết đối với xã hội để có thể phát triển bền vững;
Việc áp dụng tích hợp các HTQL còn mang lại lợi ích cho người tiêu dùng nhờ được hưởng lợi từ việc sử dụng những sản phẩm chất lượng với mức chi phí phù hợp hơn, từ đó tạo niềm tin đối với người tiêu dùng, góp phần nâng cao hình ảnh và uy tín của doanh nghiệp.
Qua 2 năm triển khai thực hiện đề tài Nghiên cứu, Ứng dụng tích hợp các hệ thống quản lý tiên tiến để nâng cao năng suất lao động, chất lượng sản phẩm hàng hóa và khả năng cạnh tranh của các doanh nghiệp tại các khu công nghiệp, cụm công nghiệp trên địa bàn tỉnh Quảng Trị:
- Đã hướng dẫn áp dụng tích hợp HTQL tại 05 doanh nghiệp, từ đó xây dựng được cách thức, phương pháp áp dụng HTQLTH cho các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh (Tài liệu “Tích hợp các hệ thống quản lý - Nội dung cơ bản và Hướng dẫn áp dụng”), phục vụ cho định hướng và kế hoạch hỗ trợ các doanh nghiệp trong giai đoạn tiếp theo.
Đã xây dựng được nền tảng về chuyên môn cho một số chuyên gia tư vấn về phương pháp giảng dạy, cách thức hướng dẫn áp dụng HTQLTH tại doanh nghiệp. Đặc biệt, Các cán bộ, nhân viên tham gia xây dựng và áp dụng HTQLTH tại các doanh nghiệp cũng là nguồn nhân lực được đào tạo và trang bị kiến thức, kinh nghiệm áp dụng HTQLTH. Các nhóm tham gia này đã được đào tạo, hướng dẫn thực hành sẽ là nòng cốt để nhân rộng mô hình tại chính các doanh nghiệp đã áp dụng điểm, đồng thời tiếp tục học hỏi và chia sẻ kinh nghiệm cho các doanh nghiệp khác có quan tâm trên địa bàn tỉnh.
Trên cơ sở những kết quả đạt được và những vấn đề gặp phải trong quá trình triển khai các nội dung của nhiệm vụ, chúng tôi xin đề xuất các kiến nghị sau:
Tuy kết quả triển khai hướng dẫn xây dựng và áp dụng tích hợp HTQL tại các 05 doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh ở bước ban đầu và thực tế cũng gặp không ít khó khăn, nhưng về cơ bản các HTQLTH thực sự mang lại hiệu quả. Vì vậy cần thiết tiếp tục nghiên cứu, xây dựng các mô hình áp dụng tích hợp HTQL ở diện rộng hơn làm cơ sở cho việc đúc kết, chia sẻ kết quả, thông tin kinh nghiệm và thúc đẩy áp dụng, nâng cao năng lực cạnh tranh và hiệu quả hoạt động tại các doanh nghiệp của tỉnh. Cần tổ chức các hội thảo chia sẻ kết quả và kinh nghiệm áp dụng, trong đó nên có chia sẻ trực tiếp từ lãnh đạo doanh nghiệp áp dụng thành công các hệ thống, công cụ này. Qua đó sẽ giúp tuyên truyền, phổ biến và thúc đẩy các doanh nghiệp khác quan tâm, lựa chọn áp dụng một cách nhanh và thuyết phục nhất. Cần có phương pháp thích hợp (cả về vấn đề kinh phí tài chính hợp lý) để đào tạo, thu hút phát triển đội ngũ chuyên gia giỏi, thực sự có khả năng giúp doanh nghiệp xác định đúng vấn đề và hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tìm kiếm, thực hiện các giải pháp phù hợp mới có thể áp dụng HTQLTH thành công một cách rộng rãi tại doanh nghiệp. Thời gian để triển khai mô hình tích hợp cần tùy thuộc vào quy mô và hiện trạng của doanh nghiệp. Chương trình Năng suất , Chất lượng của tỉnh cần tiếp tục chọn lựa một số doanh nghiệp tiêu biểu của tỉnh để áp dụng các mô hình/công cụ cải tiến NSCL nhằm xây dựng trở thành mô hình doanh nghiệp tiêu biểu của tỉnh trong chương trình.
Như vậy, việc áp dụng tích hợp HTQL sẽ góp phần thúc đẩy doanh nghiệp tìm các giải pháp cải tiến và ứng dụng các tiến bộ khoa học và công nghệ trong việc nâng cao năng suất và chất lượng và cũng là cơ sở khoa học giúp các cơ quan quản lý nhà nước đưa ra những chính sách, đường lối phù hợp giúp các doanh nghiệp nâng cao năng suất lao động, tăng sức cạnh tranh.
Áp dụng HTQLTH là một quá trình dài hạn và cần cần có sự đồng hành của của nhà nước, bên tư vấn và doanh nghiệp trong các giai đoạn đầu. Khi có đủ kinh nghiệm, các doanh nghiệp sẽ tự bước trên quãng đường còn lại của mình.
Trong giai đoạn tiếp theo, cần tập trung đào tạo chuyên sâu HTQLTH, các công cụ NSCL cho đội ngũ cán bộ nhân viên tại các doanh nghiệp để họ có đủ kiến thức, kỹ năng, đạt được chuẩn mực chuyên gia và trở thành các đội ngũ chuyên gia nòng cốt, góp phần triển khai, phát triển chương trình nâng cao năng suất chất lượng trong doanh nghiệp và hỗ trợ, tham gia tích cực vào chương trình năng suất của tỉnh, của Quốc gia trong giai đoạn tới được thành công./.
